Toen Niels van Golden en Gert Jan van Bruchem een rondleiding kregen bij een bevriende supermarktfranchiser, viel ze op hoe omslachtig daar eigenlijk werd gewerkt. Waarom moest een medewerker helemaal naar het magazijn lopen om te controleren of een artikel op voorraad was? En waarom werden voorraadtellingen nog uitgevoerd met papieren lijsten, waarvan het hoofdkantoor pas de volgende dag de resultaten ontving?

“We zagen de inefficiëntie in al die winkelprocessen en kregen direct ideeën om dit te verbeteren”, vertelt Van Golden, die zeven jaar geleden samen met zijn compagnon Van Bruchem het bedrijf Colleqtive oprichtte. Beiden hadden al ruime ervaring met automatisering en wisten precies welke koers ze wilden varen. “Veel IT-projecten lopen uit in tijd en kosten omdat er onderweg toch maatwerk nodig blijkt,” vult Van Bruchem aan. “Bij Colleqtive zetten we ons juist in voor eenvoud en voorspelbaarheid. Onze oplossingen zijn snel te implementeren, betaalbaar in gebruik en leveren direct resultaat op voor retailers.”

Slimmer voorraad tellen

De eerste applicatie die ze succesvol op de markt brachten, was een oplossing voor voorraadinventarisatie. “Het tellen van voorraad is vaak een zeer tijdrovend proces waar winkelmedewerkers soms wel een dag mee bezig zijn. Administratief gezien hangt het aan elkaar van de Excel-bestanden en houtje-touwtje-systemen”, vertelt Van Golden. “Met onze app worden medewerkers stapsgewijs door het telproces geleid en zijn ze veel sneller klaar. Een logische vervolg was om de app dynamische telopdrachten te laten genereren. Door dit slim te doen worden voorraadafwijkingen eerder gedetecteerd en kunnen die snel worden gecorrigeerd.”

Een bijkomend voordeel van de voorraadbeheer-app is dat telgegevens realtime worden geaggregeerd en er vanuit het hoofdkantoor continu grip is op de voortgang. Als een filiaal achterloopt of als zich problemen voordoen, kan een regiomanager direct ingrijpen.

Een verbindend platform

Suboptimale retailprocessen worden volgens Van Golden onder andere veroorzaakt door een versnipperd IT-landschap. “Veel retailers kampen met verouderde en inflexibele IT-systemen. ERP-software, kassasystemen, e-commerceplatforms en andere toepassingen zijn vaak gedeeltelijk zelf ontwikkeld of uitgebreid met maatwerk en sluiten niet goed meer op elkaar aan. Dit leidt tot een kloof tussen de doelstellingen van het hoofdkantoor en de uitvoering op de winkelvloer. Managers hebben onvoldoende inzicht in de winkelprestaties, terwijl medewerkers niet over de juiste informatie beschikken om processen efficiënt te laten verlopen of klanten beter te bedienen. Colleqtive biedt een platform dat hoofdkantoor en winkelvloer weer effectief met elkaar verbindt.”

Tevreden medewerkers

De oplossingen van Colleqtive leveren diverse voordelen op. Ze verhogen de winkelproductiviteit, verminderen derving, verbeteren de voorraadbetrouwbaarheid en optimaliseren omzetkansen. “Een ander aspect, dat voor retailers steeds belangrijker wordt, is medewerkerstevredenheid”, constateert Van Bruchem. “Mensen die voor een baan in de retail kiezen, willen klanten blij maken en in een winkel van toegevoegde waarde zijn. Onze apps faciliteren dat. Bijvoorbeeld doordat winkelmedewerkers snel informatie over producten kunnen opzoeken en klanten duidelijkheid geven over wanneer iets binnenkomt.”

De taakmanagement app ondersteunt medewerkers maximaal in hun werkproces. Alle dagtaken staan overzichtelijk op een rij en met één klik wordt een taak opgestart. Dit kan een telopdracht zijn, of een opdracht om de temperatuur van een koeling op te nemen maar ook een taak om een foto te maken van het promotieschap. “Vooral nieuwe medewerkers vinden dat bijzonder prettig,” zegt Van Bruchem. “De filiaalmanager, regiomanager of het hoofdkantoor kan bovendien live meekijken met de voortgang, wat de communicatie én aansturing aanzienlijk efficiënter maakt. En de foto’s van de promotieschappen zijn inzichtelijk voor collega’s waardoor positieve energie rondom de presentatie op de winkelvloer ontstaat.”

Voorspelbare implementatie door standaard functies

De populariteit van de Colleqtive apps is mede te danken aan de snelle en eenvoudige implementatie. “Retailers kunnen hun bestaande IT-landschap intact laten en onze applicaties daar als een flexibele schil overheen leggen,” legt Van Golden uit. Dit zorgt niet alleen voor een voorspelbare implementatie, maar ook voor maximale wendbaarheid. In de aansturingslaag van de apps kunnen workflow-aanpassingen met slechts enkele muisklikken worden doorgevoerd. Aanpassingen in het beleid kunnen snel worden uitgerold op de winkelvloer.

Nieuwe modules kunnen door de klant zelf worden geconfigureerd. “Wil je bijvoorbeeld starten met click & collect of weborders laten picken vanuit een filiaal, dan kun je daarvoor eenvoudig een extra module activeren. Retailers voegen zo snel nieuwe functionaliteit toe, zonder ingrijpende wijzigingen op hun starre legacy-systemen.”

Inspelen op klantbehoeften

De retailsector is continu in ontwikkeling, en Colleqtive speelt proactief in op de veranderende behoeften van bedrijven. Op deze manier zijn er oplossingen ontwikkeld voor diverse deelgebieden van het retailproces, zoals goederenontvangst, pricing, replenishment, schapmanagement en winkelpicking. Deze modules worden voortdurend uitgebreid en verbeterd, recentelijk bijvoorbeeld met AI-functionaliteit, waardoor spraakgestuurde interactie mogelijk is geworden.

“We zijn een onafhankelijk bedrijf en kunnen daardoor zelf bepalen waarin we investeren,” vertelt Van Bruchem. “Als we vandaag zien dat een klant snel een nieuwe functionaliteit nodig heeft, kunnen we die in principe morgen al ontwikkelen. Aan de stroom van nieuwe features zal voorlopig nog lang geen einde komen.”

Aantoonbare meerwaarde

Colleqtive is inmiddels uitgegroeid tot een organisatie met twintig medewerkers en een breed portfolio aan retailapps en managementtools. Dankzij de indrukwekkende groei ontvingen de oprichters de afgelopen jaren maar liefst drie keer de FD Gazelle Award van Het Financieele Dagblad. En die groei zal voorlopig aanhouden, verwachten de twee ondernemers. Van Golden: “Retailers staan voor de uitdaging om kosten te beheersen, personeelstekorten op te vangen en tegelijkertijd de omzet te vergroten. Op al die fronten levert Colleqtive aantoonbare meerwaarde.”

Wat ooit begon met één voorraadapp is uitgegroeid tot een slimme optimalisatielaag over de gehele winkeloperatie. Met gebruiksvriendelijke apps zorgt Colleqtive ervoor dat medewerkers hun werk met meer plezier én efficiency kunnen uitvoeren, terwijl managers volledige grip houden op alle winkelprocessen.