Die Supermarktkette Hoogvliet suchte nach einer benutzerfreundlichen Lösung, um sowohl den Warenauffüllprozess (Replenishment) als auch die Abläufe in den Filialen zu optimieren. Supply-Chain-Manager Jan van Rijn erklärt, warum sich das Handelsunternehmen für Colleqtive entschieden hat und welche Ergebnisse dies gebracht hat. "Die Regalverfügbarkeit ist um 2 % gestiegen, während die Abschriften um 5 % zurückgegangen sind. Außerdem haben wir jetzt deutlich mehr Kontrolle über unsere Prozesse."

Bis vor Kurzem gaben die Abteilungsleiter in den Hoogvliet-Filialen ihre Bestellungen noch manuell im Zentrallager auf. Für Jan van Rijn ist das nicht mehr zeitgemäß. "Es kostete viel Zeit, täglich mit dem Bestellbuch durch die Gänge zu gehen und aus dem Kopf zu entscheiden, welche Waren am nächsten Tag aufgefüllt werden müssen. Die Qualität der Bestellungen hing stark von der Person ab, die sie aufgab, und vom Zeitdruck, unter dem sie stand. Es war ohnehin schwierig, die genaue Nachfrage nach einem Produkt vorherzusagen – vor allem, wenn man Haltbarkeit, Wetter, Aktionen und viele andere Variablen berücksichtigen musste."

Vom Servicezentrum aus gab es zudem zu wenig Einblick in die tatsächlichen Bestände in den Filialen. Die Mitarbeiter prüften visuell, was in den Regalen lag und wie viel nachbestellt werden musste. "Regalverfügbarkeit und Abschriften sind entscheidende KPIs, aber wir hatten nur begrenzte Möglichkeiten, diese auf Produkt- und Filialebene zu messen."

Kontrolle über den Filialbestand

Hoogvliet beschloss, ein neues System zur Steuerung der Filialprozesse einzuführen, und entschied sich für Colleqtive. "Der Bestellprozess wurde durch einen Replenishment-Prozess ersetzt, bei dem Verkaufsprognosen eine wichtige Rolle spielen. Dafür muss man jedoch genau wissen, wie viel Bestand noch vorhanden ist. Idealerweise erfolgt diese Berechnung in Echtzeit, kurz bevor die Bestellung aufgegeben wird, sodass die aktuellsten Verkaufszahlen einbezogen werden können. Ein gutes System zur Bestandserfassung ist dafür unerlässlich", erklärt Van Rijn.

Zudem müssen die Filialmitarbeiter die Möglichkeit haben, die Bestellvorschläge des Systems noch zu verfeinern. Praktisch ist, wenn sie dies in derselben Lösung tun können, die sie auch für andere Aufgaben nutzen, wie die Warenannahme, die Kontrolle der Mindesthaltbarkeitsdaten oder das Informieren von Kunden.

Benutzerfreundliches System

Van Rijn und seine Kollegen erfuhren von anderen Händlern, dass die App von Colleqtive den gesamten Filialprozess optimal unterstützt. "Jeder Colleqtive-Kunde, mit dem wir gesprochen haben, war von der Benutzerfreundlichkeit der Plattform begeistert. Die Filialmitarbeiter werden effizient und intuitiv durch den Bestandsmanagementprozess geführt und erhalten auch Unterstützung bei anderen Aufgaben, wie der Überprüfung von Haltbarkeitsdaten oder dem Abrufen von Produktinformationen auf Kundenanfrage. Besonders angesprochen hat uns die Tatsache, dass sich der gesamte Warenfluss einer Filiale mit nur einer Anwendung steuern lässt."

Abschriften um 5 % gesenkt

Hoogvliet hat das neue Filialmanagementsystem inzwischen vollständig eingeführt, und die Ergebnisse sind bereits deutlich sichtbar. "In der ersten Filiale haben wir schon nach zwei Wochen eine Verbesserung der Regalverfügbarkeit um 2 Prozentpunkte festgestellt", berichtet Van Rijn. "Mit Colleqtive haben wir jetzt in Echtzeit Einblick in die Verfügbarkeit. Dadurch können wir die optimalen Auffüllaufträge noch präziser berechnen und Produkte priorisieren, die knapp werden. Bei der Berechnung wird auch die Haltbarkeit der Produkte berücksichtigt. Seit alle Filialen live sind, sind die Gesamtabschriften bereits um 5 % zurückgegangen – ein hervorragender Start."

Mehr Zeit für wichtige Aufgaben

Die Vorteile machen sich auch auf der Verkaufsfläche bemerkbar. Da die Mitarbeiter die Bestellungen nicht mehr selbst eingeben müssen, bleibt mehr Zeit für andere Aufgaben, wie die Warenpräsentation oder die Kundenbetreuung. "Eine zunehmend wichtige Aufgabe ist die Pflege des Bestands", so Van Rijn. "Mit Colleqtive ist das sehr einfach. Das System integriert die Zählaufträge in den regulären Arbeitsablauf und die Laufwege der Mitarbeiter und wählt dafür die effizientesten Zeitpunkte."

Begeisterte Mitarbeiter

Auch die Filialmitarbeiter selbst sind laut Van Rijn begeistert. "Sie können nun effizienter arbeiten und sehen, dass die Qualität der Bestellungen stetig besser wird. Anfangs dachten wir, dass die Bestellvorschläge häufig angepasst würden, aber das ist nur selten der Fall. Lediglich 2 % der Vorschläge werden noch manuell geändert." Auch bei komplexeren Bestellungen, etwa für Aktionsartikel, bewährt sich das System. "Die Abteilungsleiter berichten mir, dass die Aktionsflächen vom ersten Tag an perfekt bestückt sind und am Ende der Aktion ordentlich abgebaut werden."

Kontrolle über die Filialleistung

Mit Colleqtive hat Hoogvliet zudem mehr Kontrolle über die Leistung seiner Filialen. "Manager sehen auf einen Blick, wie weit die Mitarbeiter mit ihren Aufgaben sind. Wenn zum Beispiel eine dringende Bestandszählung im Rückstand ist, können sie sofort eingreifen."

Mitarbeiter benötigen zu Beginn ihrer Schicht keine lange Übergabe oder Einweisung mehr – die App zeigt ihnen direkt an, was zu tun ist. "Dass man nicht wegen jeder Kleinigkeit zum Vorgesetzten gehen muss, empfinden die Kollegen als sehr angenehm. Auch das Einarbeiten neuer Mitarbeiter geht jetzt schneller. Die App ist sehr intuitiv – jeder versteht sofort, was zu tun ist."

Ein Partner mit Leidenschaft

Van Rijn und sein Supply-Chain-Team blicken sehr zufrieden auf das Projekt und die Entscheidung für Colleqtive zurück. "Wir suchten eine Lösung, um in unseren Filialen schnell, einfach und fehlerfrei den Bestand zu zählen, aber jetzt haben wir eine Plattform, die den gesamten Warenprozess unterstützt und kontinuierlich weiterentwickelt wird", ergänzt er. In seinen Augen ist das der große Vorteil von Colleqtive gegenüber den meisten anderen Softwareanbietern.

"Die Leute von Colleqtive warten nicht, bis wir neue Funktionen anfragen – sie bringen selbst Innovationen wie Aufgabenmanagement und dynamische Preisreduzierung ein. Man spürt ihre Leidenschaft dafür, Produkte zu entwickeln, die Händlern helfen, ihre Filialprozesse stetig zu optimieren und die Mitarbeiter zu Bestleistungen zu befähigen. Für einen Händler wie uns ist es eine Freude, mit einem solchen Partner zusammenzuarbeiten."

"Mit den Apps von Colleqtive arbeiten wir schnell, mühelos und fehlerfrei." Jan van Rijn, Supply-Chain-Manager