Hoogvliet krijgt grip op voorraadbeschikbaarheid én winkelprocessen

Supermarktketen Hoogvliet zocht een gebruiksvriendelijke oplossing waarmee het én zijn replenishment én zijn winkeloperatie kon optimaliseren. Supply chain manager Jan van Rijn legt uit waarom het retailbedrijf voor Colleqtive heeft gekozen en wat dit heeft opgeleverd. “De schapbeschikbaarheid is met 2% gestegen en de derving met 5% gedaald. Daarnaast hebben we veel meer grip op onze processen.”

In de winkels van Hoogvliet plaatsten afdelingsmanagers tot voor kort nog handmatig hun bestellingen bij het centrale magazijn. Dat is volgens Jan van Rijn niet meer van deze tijd. “Het kostte veel tijd om dagelijks met het orderboek langs de schappen te gaan en uit het hoofd de aanvulorders voor de volgende dag te bepalen. De kwaliteit van de orders was sterk afhankelijk van de persoon die ze plaatste en de tijdsdruk waaronder dit gebeurde. Het was sowieso lastig om de verwachte vraag naar een product precies in te schatten, vooral als je rekening moest houden met de houdbaarheid, het weer, promoties en alle andere variabelen.”

Vanuit het servicecentrum van Hoogvliet was er onvoldoende zicht op wat er in de winkels op voorraad lag. Winkelmedewerkers bepaalden visueel wat er in de schappen lag en hoeveel moest worden bijbesteld. “Winkelbeschikbaarheid en derving zijn cruciale KPI’s, maar we hadden beperkte middelen om die op product-winkelniveau te meten.”

Regie over winkelvoorraad

Hoogvliet besloot een nieuw systeem voor de aansturing van zijn winkelprocessen te implementeren en koos voor Colleqtive. “Het bestelproces heeft plaatsgemaakt voor een replenishment-proces waarbij de verkoopverwachting een belangrijke rol speelt. Maar daarvoor moet je wel weten hoeveel voorraad er nog ligt. En het liefst wil je dat zo kort mogelijk op het daadwerkelijke bestelmoment berekenen, zodat je de actuele verkopen echt meeberekent in de bestelling. Een goed voorraadregistratiesysteem is daarbij essentieel,” legt Van Rijn uit.

Daarnaast moet je de winkelmedewerkers in staat stellen de besteladviezen uit het systeem nog te finetunen. Het is dan handig als ze dit vanuit dezelfde oplossing kunnen doen als waarmee ze hun andere taken uitvoeren, zoals het verwerken van de goederenontvangst, het controleren van de THT of het informeren van klanten.

Gebruiksvriendelijk systeem

Van Rijn en z’n collega’s hoorden van andere retailers dat de app van Colleqtive hun complete winkelproces perfect ondersteunde. “Iedere klant van Colleqtive die we spraken, was enthousiast over de gebruiksvriendelijkheid van het platform. Winkelmedewerkers worden op een efficiënte en intuïtieve manier door het voorraadbeheerproces geleid en krijgen ook ondersteuning bij andere werkzaamheden, zoals het THT-codeboek lopen of het opzoeken van productinformatie wanneer een klant daarnaar vraagt. Het feit dat je met één applicatie je complete winkelgoederenproces aanstuurt, sprak ons enorm aan.”

Derving 5% omlaag

Hoogvliet is inmiddels live met het nieuwe systeem voor winkelaansturing en de resultaten zijn al duidelijk zichtbaar. “Bij de eerste winkel zagen we al na twee weken een verbetering van de schapbeschikbaarheid met 2%-punten,” zegt Van Rijn. “Nu we met Colleqtive werken, hebben we realtime de beschikbaarheid in beeld. Dit stelt ons in staat om de optimale aanvulorders nog scherper te berekenen en prioriteit te geven aan producten die uit voorraad dreigen te raken. De berekening van het aanvulvoorstel houdt ook rekening met de houdbaarheid van producten. Nu alle winkels live zijn, merken we dat de totale derving al met 5% is gedaald; dat is een mooi begin.”

Meer tijd voor belangrijke taken

Ook op de winkelvloer zijn de voordelen merkbaar. Nu medewerkers niet langer zelf de bestellingen hoeven in te voeren, kunnen ze meer tijd aan andere taken besteden, zoals het op orde houden van het winkelbeeld of het helpen van klanten. “Een taak die extra belangrijk is geworden, is het bijhouden van de voorraad,” vertelt hij. “Met Colleqtive is dit heel eenvoudig. Het systeem integreert de telopdrachten in het reguliere werkproces en de loopvolgorde van de medewerkers en kiest daarbij de slimste momenten.”

Medewerkers enthousiast

Ook de winkelmedewerkers zelf zijn enthousiast, merkt Van Rijn. “Die kunnen nu op een efficiëntere manier hun werk uitvoeren en zien dat de kwaliteit van de bestellingen steeds beter wordt. In eerste instantie dachten we dat de besteladviezen vaak zouden worden aangepast, maar dat viel enorm mee. Slechts 2% van de adviezen wordt nog handmatig gewijzigd.” Ook bij complexere bestellingen, zoals actieproducten, komt het systeem tot zijn recht. “Afdelingsmanagers vertellen mij dat de displays vanaf de eerste dag perfect zijn gevuld en aan het einde van de promotie weer netjes worden afgebouwd.”

Grip op winkelprestatie

Door Colleqtive is er meer grip op de prestaties van winkels. “Managers zien in één oogopslag hoever medewerkers zijn gevorderd met hun taken. Als bijvoorbeeld een urgente voorraadtelling achterloopt, kunnen ze direct ingrijpen.” Medewerkers hoeven aan het begin van hun dienst geen uitgebreide overdracht of instructie meer te ontvangen, maar zien in de app waar ze mee aan de slag kunnen. “Het feit dat je niet voor elk klein ding naar je leidinggevende hoeft te lopen, wordt als bijzonder prettig ervaren. Bovendien gaat het inwerken van nieuwe medewerkers nu sneller. De app werkt heel intuïtief, mensen begrijpen direct wat ze moeten doen.”

Partner met passie

Van Rijn en zijn supply chain team kijken met tevredenheid terug op het project en hun keuze voor Colleqtive. “We zochten een oplossing om in onze winkels snel, makkelijk en foutloos de voorraad te tellen, maar we hebben nu een platform dat het gehele goederenproces ondersteunt. En dat bovendien continu wordt doorontwikkeld”, voegt hij hier nog aan toe. Want dat is wat hem betreft de grote meerwaarde van Colleqtive ten opzichte van de meeste andere softwareleveranciers.

“De mensen van Colleqtive wachten niet af tot wij om nieuwe functies vragen, maar komen zelf met innovaties, zoals task management en dynamisch afprijzen. Je merkt bij hen de passie om producten te ontwikkelen waarmee retailers hun winkelprocessen steeds verder kunnen optimaliseren en medewerkers het beste uit zichzelf halen. Voor een retailer als wij is het heel prettig om met zo’n partner samen te werken.”

“Met apps van Colleqtive werken we snel, gemakkelijk en foutloos”

Jan van Rijn (supply chain manager)

Benieuwd wat Colleqtive voor uw organisatie kan betekenen? Neem contact op!