Hoe Marie-Stella-Maris grip houdt op groei door een sterke achterkant

Marie-Stella-Maris groeit hard. Maar een groeiend winkelnetwerk en toenemende verkopen brengen ook uitdagingen met zich mee die voor de consument niet zichtbaar zijn - of in ieder geval niet zouden moeten zijn. Jan-Willem Boerhout, CIO van Marie-Stella-Maris, vertelt over de uitdagingen 'aan de achterkant' van een groeiende retailer.

Wat zijn de belangrijkste technische uitdagingen voor een retailer in de groei?

"Ik vergelijk de IT-omgeving van een start-up vaak met een puberkamer. Het is vaak een rommeltje, maar de puber voelt zich er prettig in. Er is geen structuur en orde en alleen die mensen die er vanaf het begin bij waren, snappen hoe de processen lopen. Het voelt vertrouwd en iedereen vindt het wel prima.

Als je echter gaat groeien, wordt het ingewikkelder. Dan je "op kamers" en moet je voor diverse zaken zelf zorgen. Dan moet je een heel IT-platform bouwen, alles met elkaar gaan laten communiceren. Dan ga je een hele infrastructuur bouwen, je over security nadenken en je stapt naar volwassenheid. En natuurlijk kost dat geld, maar als je hier niet vroeg mee begint, en goed aanpakt, dan kan je later problemen krijgen.

Je begint klein, moet heldere keuzes maken en gaat de boel opruimen. Bij Marie-Stella-Maris heb ik de luxe dat het product goed is, de winkels in orde zijn, maar om aan de voorkant te groeien, moet de achterkant wel goed zijn. De machinekamer is heel belangrijk."

Kun je daar een paar voorbeelden van geven?

"Het klinkt misschien logisch, maar zorg allereerst dat je bedrijf stabiel is en veilig. Dus zorg dat je systemen goed beschermd zijn en dat ze goed blijven draaien. En dat er ook mensen zijn die het kunnen oplossen als er iets misgaat.

Daarnaast moet je als kleinere retailer als je de basis op orde hebt, de echt IT gaan inkopen. Onze afdeling heet ook niet de 'IT-afdeling'. Wij noemen ons Business Technology. Grote bedrijven zoals Ahold (waar ik ook heb mogen werken) zijn groot genoeg om zelf een echt grote IT-afdeling te hebben en zaken in house en on-premise te organiseren, maar als kleine snelgroeiende retailer moet je dat niet willen.

En dan heb je natuurlijk nog voorraadbeheer. Dat is cruciaal voor een retailer, omdat daar letterlijk kapitaal in zit. Dat moet je dus heel goed organiseren."

Als we even inzoomen op het voorraadbeheer. Hoe heb je dat aangepakt tijdens de groei?

"Mijn vader, zelf een retailer, zei altijd: "Retail is simpel. Je moet je spulletjes verkopen die niet terugkomen aan klanten die dat wel doen." Daarin zit ook gelijk de essentie waarom voorraad belangrijk is.

Met 2 of 3 winkels is voorraadbeheer overzichtelijk. Je weet wat er in de winkel ligt, wat je verkoopt en wat je waarheen stuurt. Je hebt 1 vrachtwagen, een beperkte basisvoorraad en alles is goed bij te houden.

Marie-Stella-Maris heeft inmiddels 18 winkels verdeeld over Nederland en België en internationale groeiplannen en dus moet je het anders gaan organiseren. Omdat Marie-Stella-Maris een purpose-gedreven merk is, moeten onze systemen niet schaalbaar zijn, maar ook helpen om verspilling te voorkomen en bewuste keuzes mogelijk te maken.

We zijn volledig omnichannel en de winkels zijn ook onze voorraad. Dus als we een x-aantal geurkaarsen bestellen, dan moet daar de onlineverkoop uit putten, alle winkels en ook nog onze retailers.

Daarom kijken we dagelijks naar wat er verkocht wordt. Dat is veel nauwkeuriger dan 1 keer per jaar balansen opmaken. We hebben met Colleqtive een partner gevonden die goed bij ons past, met een oplossing waarbij we in de winkels de gehele voorraad beweging automatiseren. Hierbij hebben we bewust gekozen voor een partij die bij ons past en met ons meedenkt. Colleqtive kent de retailprocessen als geen ander en is specifiek gebouwd voor het winkelbedrijf.

Een voorbeeld: bij grote ERP-systemen is het tellen van de winkelvoorraad vaak een 'bijzaak' en kennen ze voor een winkel standaard 1 voorraadlocatie toe. Maar een winkel kent meer dan een 'plek' waar hetzelfde product op voorraad kan liggen. Tellen van de voorraad doe je dus niet op 'locatie' in de winkel, maar op producten die je tegenkomt. Dat is in een standaard ERP vaak lastig, maar bij hen gesneden koek."

Welke ultieme tip kun jij, vanuit jouw ervaring in het veld, retailers meegeven met betrekking tot voorraadbeheer?

"Het allerbelangrijkste is dat de stamgegevens op orde zijn. Niet alleen van je producten, maar ook je winkellocaties, je personeel, leveranciers etc. Stamgegevens zijn de sleutel voor een succesvolle datagedreven techinfrastructuur. Weet wat een artikel is en waar het is en zorg dat de juiste barcode is gelinkt aan de juiste artikelen. Dat klinkt heel logisch, maar dat is lang niet overal op orde.

Ik heb dit geleerd in mijn tijd bij Rituals, daar heb ik de groei meegemaakt van enkele tientallen winkels in een paar landen, naar 800+ winkels over tientallen landen. Ik kreeg daar het vertrouwen van de oprichters en bijna 'carte blanche' om de techinfrastructuur in te richten. Daar zag ik hoe belangrijk het is dat je kassasysteem en je online systeem goed moeten zijn en vooral met elkaar verbonden. Maar vooral hoe belangrijk de juiste identificatie van producten en winkels (de stamgegevens) essentieel waren voor het creëren van de juiste klantervaring. Zorg dat alle groepen van de artikelen goed geregeld zijn en als die hiërarchieën, zodat je de juiste dwarsdoorsneden in verschillende systemen kunt maken. Stamgegevens zijn de zelfstandige naamwoorden in de taal van transacties.

Dus dat is echt key in groei. Zorg dat je stamgegevens op orde zijn. Dat hebben we nu dus bij Marie-Stella-Maris ook zo. Marie-Stella-Maris groeit hard.

Lees het hele artikel op: https://retailtrends.nl/news/77958/de-achterkant-van-marie-stella-maris-de-machinekamer-van-een-retailer-is-heel-belangrijk